PROJEKTE

Interim Manager überbrückt Vakanz des
Global Risk Managers und optimiert den Prozess im Risiko Management

Frank Moritz übernahm kurzfristig interimistisch die Position des Interim Global Risk Manager und traf die entsprechenden Vorbereitungen für den anstehenden Jahresabschluss sowie die ausstehenden Quartalsberichte. Parallel verantwortete er die Task Force Brexit für die Schnittstelle Deutschland / England.

 

Ergänzend zum Projektauftrag, sah er großes Verbesserungspotenzial im Risiko Management. Die Arbeitsabläufe innerhalb der Organisation waren bis zu diesem Zeitpunkt, vor allem für die zweite Managementebene zu zeitintensiv und für das Top-Management mit ausbaufähiger Aussagekraft. Der Experte überzeugte mit seiner ruhigen und souveränen Art sowie seinen exzellenten Kommunikationsfähigkeiten den CFO und setzte für die Prozessoptimierung im Risikomanagement ein Projekt auf. Ab Februar 2020 verantwortet der Interim Risk Manager zudem die deutsche COVID-19 Task Force.

Ergebnisse nach 11 Monaten

  • Reports, die anstanden, wurden fristgerecht durchgeführt: Quartalsberichte, Bilanzberichte, Jahresberichte

  • Ad-hoc-Abfragen von Sponsoren und Geldgebern, die Sonder-Berichte haben wollten, wurden entsprechend erstellt

  • Aufwände, die im Risikomanagementprozess entstanden sind, wurden sehr stark minimiert, alle Führungskräfte werden rechtzeitig informiert, welche Risiken es gibt und können die Liste einfach ergänzen.

  • Die Datenqualität ist um ein Vielfaches erhöht

  • Es gibt einen dokumentierten Prozess und ein funktionierendes, entwicklungsfähiges Risiko-Tool auf Excel-Basis

  • Geordnete Übergabe an den neuen Stelleninhaber

Meeting im Büro
Einführung der Ungerboeck-ERP-Software EBMS und Prozessoptimierung bei einem Kunden aus dem Event-Business

Zielsetzungen des Projektes

Nach Erwerb der Software suchte der Kunde einen erfahrenen Projektmanager für die Einführung. EBMS sollte an den 4 Lokationen im Hause installiert und konfiguriert werden. Hierzu wurden die Prozesse der Lokationen analysiert und weitestmöglich standardisiert. Des Weiteren wurden zwei Mitarbeiter behutsam an ihre zukünftigen Administratortätigkeiten herangeführt.

 

Einzelaufgaben

  • Sichtung und Neuaufsetzen der bei der Gesellschaft vorhandenen Prozessdokumentationen

  • Anforderungsaufnahme aus allen Abteilungen

  • Entwicklung einer Anforderungsmatrix zur Abarbeitung, Verfolgung und Dokumentation

  • Organisation und Durchführung regelmäßiger Jour-fixe-Termine, sowohl mit dem Auftraggeber (Reporting, Planung und Entscheidungen) als auch mit den ausgewählten Administratoren (Projektstand, Verteilung einzelner Aufgaben und Schulung)

  • Vorbereitung und Begleitung der Installation der neuen Software, zusammen mit dem Lieferanten und dem IT-Systemhaus

  • Aufbau eines Projektmanagements mit regelmäßiger Information an die Projektleitung

  • Prozessanalyse und -harmonisierung mit Erstellung einer Prozesslandkarte

  • Durchführung von Konfigurationstätigkeiten auf der TEST-Umgebung, Präsentation, Beschluss und Umsetzung auf der PROD

  • Einrichtung eines Showrooms

  • Projektbegleitende Administratorenausbildung und -coaching

  • Planung, Begleitung und Durchführung des Roll-Outs sowie der End-User-Schulungen

  • Übernahme von alten Adress- und Artikeldaten

  • Unterstützung bei der Einarbeitung der Administratoren

Arbeit in insgesamt 4 verschiedenen Rollen bei einem Kunden aus dem Energiesektor

Durch eine Fusionierung zweier Konzerne entstand kurzfristig, für einige Monate,  eine personelle Vakanz auf der Stelle Risk Manager im Risikomeldeprozess KonTraG. Herr Moritz stellte zunächst die Aufrechterhaltung des Prozesses mit Unterstützung durch den Kunden sicher und übernahm dann die Zusammenführung der beiden Prozesse nach einem "Best of both worlds"-Ansatz.

Nach der Fusion übernahm er den operativen Betrieb des Prozesses und unterstützte die Einführung der Software "risk-to-chance" von der Schleupen AG. Die ihm gesetzten Ziele wurden vollständig erfüllt:

- Der quartalsmäßig durchzuführende Meldeprozess wurde aufrecht erhalten

- Beide Prozesse wurden zu einem neuen fusioniert

- Die neue Software wurde getestet, verbessert und schließlich erfolgreich eingeführt

- Die beiden Positionen wurden interimistisch von ihm besetzt

- Die Risikomelder wurden geschult (bei der Software handelte es sich um ein Paket mit Dutzenden Meldern an operativen Stellen)

Nach einer weiteren Konzern-Neuaufteilung wurde eine neu geschaffene Position eingerichtet, kurzfristig von Hr. Moritz besetzt und schließlich an eine neue Mitarbeiterin übergeben. Sie wurde von ihm geschult und schrittweise aufgebaut.

Einen weiteren Einsatz hatte Herr Moritz einige Monate später in der Konzern-Zentrale, als dort eine personelle Vakanz im Kernprozess Risk Management für ein Quartal zu besetzen war.

Betrachten von Daten
Einführung von Risk Management bei einem Kunden aus der Luft- und Raumfahrttechnologie nach ISO 9.100

Nachdem Risk Management ein relevanter Baustein der ISO 9.000 ff. geworden ist, beschäftigten sich einige Unternehmen mit diesem neuen Thema. Bei diesem Kunden aus Norddeutschland war sogar die ISO 9.100 relevant, was eine leicht verschärfte Relevanz bedeutete.

In diesem Projekt wurde zunächst ein Audit durchgeführt um den Status Quo zu erheben. Danach wurde im Management-Kreis die Relevanz des Themas beleuchtet, sowie der Beschluss gefasst, dass man über das "notwendige Übel" auch zusätzlichen Nutzen für das Management, im Sinne von geclusterten Informationen und Bewertungen von unterschiedlichen Risiken zueinander, generieren wollte.

Eine Mitarbeiterin aus dem Qualitätsmanagement wurde geschult und als neue Risk Managerin aufgebaut. Es wurde ein neuer Prozess mit einem eigens entwickelten Tool installiert, das speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens, u.a. Reports und Zweisprachigkeit ausgerichtet war. Einzelne Risiken, wie z.B. das Fluktuationsrisiko wurden im Detail beleuchtet und die Mitarbeiterin in die Detail-Analyse eingewiesen. ein individuelles Reporting wurde aufgebaut.

In den weiteren Monaten wurde Herr Moritz immer wieder zu Detailanalysen bzw. Schulungen von weiteren Mitarbeitern hinzu gerufen. Außerdem gab es Weiterentwicklungswünsche am Tool, die von ihm umgesetzt worden sind. Das Projekt war ein voller Erfolg.

Schreibheft
Interimistische Übernahme mehrerer Positionen in den Prozessen Risk und Qualitäts-Management bei einem DAX-Konzern

Durch die Umorientierung eines Mitarbeiters, der für einen Konzernteil die Verantwortung für das Risiko- und Qualitätsmanagement trug, entstand eine Vakanz die durch Herrn Moritz interimistisch überbrückt worden ist.

 

Zu diesem beiden Linienpositionen kamen baugleiche Rollen für ein weltweites IT-Outsourcing-Projekt mit einer Projektsumme von >1 Mrd. € hinzu. Hierfür bekam Herr Moritz einen weiteren Consultant an die Seite gestellt um diese 4 Rollen abzudecken.

Das Outsourcing-Projekt war mit einem full-time Head of Risk Management und 8 weiteren Risk Managern aus den verschiedenen Konzernteilen besetzt. Nach dem Ausfall des Head of Risks übernahm Hr. Moritz auch dessen Rolle, wobei gleichzeitig, schrittweise die ersten vier Rollen abgegeben worden sind. In 2,5 Jahren erledigte Herr Moritz die anfallenden Arbeiten und begleitete das Projekt bis zum Ende in dieser Rolle. Hierbei wurden Prozess und Excel-Tool weiter entwickelt und Kernrisiken detailliert analysiert.